Robotic Process Automation (RPA) oder Robotergesteuerte Prozessautomatisierung

Was ist Robotic Process Automation (RPA) genau?

Robotic Process Automation (RPA), zu Deutsch Robotergesteuerte Prozessautomatisierung, ist eine Technologie, die Software-Roboter, auch „Bots“ genannt, einsetzt, um menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen zu imitieren. Diese Bots können sich bei Anwendungen anmelden, Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren und eingeben, E-Mails bearbeiten und Berichte erstellen. Im Kern geht es darum, strukturierte, repetitive und regelbasierte Aufgaben, die bisher von Mitarbeitern am Computer erledigt wurden, zu automatisieren.

Im Gegensatz zu physischen Robotern, die in einem Lager Waren bewegen, agieren RPA-Bots ausschließlich auf der Benutzeroberfläche von Softwaresystemen. Sie ahmen Mausklicks und Tastatureingaben nach und folgen vordefinierten Workflows, um Prozesse über verschiedene Anwendungen hinweg zu verbinden, ohne dass dafür komplexe und teure Schnittstellen (APIs) programmiert werden müssen.

Wo liegt der Unterschied zu klassischer Automatisierung?

Die Abgrenzung ist entscheidend für das Verständnis. Klassische IT-Automatisierung, wie beispielsweise durch Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme, erfordert oft tiefgreifende Programmierkenntnisse und eine Integration auf Code-Ebene. Änderungen sind meist aufwendig und kostenintensiv.

RPA setzt hingegen auf einer höheren Ebene an, der grafischen Benutzeroberfläche (GUI). Das hat zwei entscheidende Vorteile:

1. Schnelligkeit und Flexibilität: RPA-Lösungen lassen sich oft innerhalb von Wochen statt Monaten implementieren. Die Bots interagieren mit bestehenden Systemen "so wie sie sind", was eine aufwendige Anpassung der IT-Infrastruktur überflüssig macht.
2. Geringere technische Hürden: Viele RPA-Plattformen bieten Low-Code- oder No-Code-Umgebungen. Das bedeutet, dass auch Fachanwender aus den operativen Abteilungen (sog. "Citizen Developer") nach entsprechender Schulung einfache Automatisierungen selbst erstellen und anpassen können.

Frage:Müssen für RPA unsere bestehenden Systeme wie das WMS oder TMS ausgetauscht werden?

Antwort: Nein, und das ist einer der größten Vorteile. RPA-Bots arbeiten mit Ihren vorhandenen Systemen, indem sie die Benutzeroberflächen genau so bedienen wie ein menschlicher Mitarbeiter. Ein Austausch der Kernsysteme ist nicht notwendig.

RPA in der Lagerlogistik: Mehr als nur Dateneingabe

In der Lagerlogistik fallen unzählige administrative Prozesse an, die ideal für eine Automatisierung durch RPA geeignet sind. Die Potenziale gehen weit über die reine Effizienzsteigerung hinaus und betreffen die gesamte Prozesskette.

Einige konkrete Anwendungsfälle:

• Avisierung und Vereinnahmung: Bots können E-Mails von Lieferanten automatisch lesen, Lieferavise (ASNs) im Warehouse Management System (WMS) anlegen und bei Abweichungen Benachrichtigungen versenden. Dies beschleunigt den Wareneingangsprozess erheblich.
• Bestandsabgleich: Regelmäßige, manuelle Abgleiche zwischen dem WMS und dem ERP-System des Kunden sind fehleranfällig und zeitaufwendig. Ein Bot kann diese Aufgabe täglich oder sogar stündlich durchführen, Differenzen identifizieren und standardisierte Berichte erstellen.
• Reporting und KPI-Erstellung: Das manuelle Sammeln von Daten aus verschiedenen Systemen (z.B. WMS, Personaleinsatzplanung, Frachtmanagementsystem) zur Erstellung von Tages-, Wochen- oder Monatsberichten kann vollständig automatisiert werden. Die freiwerdende Zeit können Mitarbeiter für die Analyse der Daten und die Ableitung von Maßnahmen nutzen.
• Rechnungsprüfung: RPA kann eingehende Frachtrechnungen mit den im Transport Management System (TMS) hinterlegten Sendungsdaten und vereinbarten Tarifen abgleichen. Bei Übereinstimmung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben, bei Abweichungen wird sie zur manuellen Prüfung vorgemerkt. Studien zeigen, dass hier Automatisierungsraten von bis zu 80 % möglich sind.

Wie profitiert die Kontraktlogistik von RPA?

Die Kontraktlogistik ist durch kundenindividuelle Prozesse und eine hohe Anforderung an Service und Reporting geprägt. Genau hier kann RPA seine Stärken ausspielen, indem es die nötige Flexibilität bei hoher Standardisierung ermöglicht.

Frage:Unsere Kunden haben alle unterschiedliche Anforderungen an Reports und Datenformate. Kann RPA das bewältigen?

Antwort: Ja, absolut. Für jeden Kunden kann ein spezifischer Bot konfiguriert werden, der die Daten gemäß den individuellen Anforderungen aus Ihren Systemen extrahiert, aufbereitet (z.B. in Excel oder PDF umwandelt) und automatisch an den richtigen Ansprechpartner versendet. Das erhöht die Servicequalität und bindet den Kunden enger an Ihr Unternehmen.

Weitere Potenziale in der Kontraktlogistik:

• Onboarding neuer Kunden: Das Anlegen von Stammdaten, die Konfiguration von Logik im WMS oder die Einrichtung von Kundenportalen sind oft standardisierte Prozesse, die ein Bot schnell und fehlerfrei übernehmen kann.
• Management von Value-Added-Services: Die Dokumentation und Abrechnung von Zusatzleistungen (z.B. Etikettierung, Konfektionierung) kann durch RPA automatisiert werden, indem der Bot die entsprechenden Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführt und für die Fakturierung vorbereitet.
• Kommunikation mit Partnern: RPA kann die Kommunikation mit Spediteuren automatisieren, indem es beispielsweise Zeitfensterbuchungen vornimmt, Frachtdokumente generiert oder den Sendungsstatus in verschiedenen Portalen abfragt und im eigenen System konsolidiert.

RPA und die Logistikimmobilie: Verwaltung neu gedacht

Auch im Management von Logistikimmobilien und großen Hallenkomplexen gibt es zahlreiche administrative Aufgaben, die sich für eine Automatisierung eignen. Der Fokus liegt hier auf wiederkehrenden Verwaltungs- und Überwachungsprozessen.

• Nebenkostenabrechnung: Ein Bot kann Verbrauchsdaten (Strom, Wasser, Gas) aus verschiedenen Zählern oder Portalen der Versorger abrufen, sie gemäß dem Verteilerschlüssel den einzelnen Mietern in der Halle zuordnen und die Abrechnungen vorbereiten.
• Vertragsmanagement: RPA kann Fristen für auslaufende Mietverträge oder Wartungsintervalle überwachen und automatisch Benachrichtigungen an die zuständigen Mitarbeiter senden.
• Schadens- und Mängelmeldungen: Eingehende Meldungen per E-Mail oder über ein Portal können von einem Bot vorqualifiziert, im Facility-Management-System angelegt und je nach Dringlichkeit und Art des Schadens dem richtigen Dienstleister zugewiesen werden.

Was sind die Hürden und wie gelingt die Einführung?

Trotz der enormen Potenziale ist die Einführung von RPA kein Selbstläufer. Eine realistische Betrachtung der Herausforderungen ist für den Erfolg entscheidend.

Frage:Welche Prozesse sind für den Anfang am besten geeignet?

Antwort: Beginnen Sie mit Prozessen, die eine hohe Frequenz, eine geringe Komplexität und eine klare Regelbasiertheit aufweisen. Ein idealer Startpunkt ist oft ein Prozess, der Mitarbeiter frustriert, fehleranfällig ist und einen klaren Business Case hat. Ein "Quick Win" motiviert das Team und schafft Akzeptanz für weitere Projekte.

Typische Hürden:

• Prozessqualität: RPA automatisiert einen Prozess so, wie er ist. Ein schlechter, ineffizienter Prozess wird durch Automatisierung nicht automatisch gut. Vor der Einführung müssen die Abläufe analysiert und standardisiert werden.
• IT-Sicherheit und Governance: Bots greifen auf sensible Daten und Systeme zu. Klare Richtlinien für Berechtigungen, Überwachung und die Verwaltung der Bots sind unerlässlich.
• Change Management: Mitarbeiter hegen oft die Befürchtung, dass ihre Arbeitsplätze wegrationalisiert werden. Eine offene Kommunikation ist entscheidend: RPA soll Mitarbeiter von monotonen Aufgaben entlasten, damit sie sich auf komplexere, wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können. Es geht um die Verlagerung von Aufgaben, nicht zwingend um den Abbau von Personal.

Eine erfolgreiche Implementierung folgt oft einem strukturierten Vorgehen: Identifizieren (geeignete Prozesse finden), Analysieren & Standardisieren, Automatisieren (den Bot entwickeln), Testen und schließlich Implementieren & Überwachen. Die Einbindung der Fachabteilungen von Anfang an ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.